Tillbudsrapportering: vad du måste veta som arbetsgivare

Kort svar: Ett tillbud är en händelse som kunde ha lett till skada men inte gjorde det. Du som arbetsgivare ska dokumentera tillbud, utreda orsaken och vidta åtgärder. Allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket.

Vad är ett tillbud?

Ett tillbud är en händelse på jobbet som kunde ha slutat illa, men ingen blev skadad. En stege som glider. En hyllsats som lossnar. En medarbetare som halkar på ett vått golv men hinner ta sig.

Det är lätt att vifta bort sådant. Gick ju bra den här gången. Men tillbud är varningssignaler. Forskning visar att för varje allvarlig olycka sker ungefär 600 tillbud. Att fånga dem tidigt är det bästa sättet att förhindra att någon faktiskt skadas.

Vad säger lagen?

Arbetsmiljölagen och AFS 2023:1 ställer tydliga krav:

• Du ska ha rutiner för att rapportera tillbud
• Du ska utreda orsaken och vidta åtgärder
• Allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål

Vad räknas som allvarligt? Händelser som kunde ha lett till allvarlig personskada eller dödsfall. Till exempel om ett ställningsrör faller från hög höjd, även om ingen stod under.

Så fungerar tillbudsrapportering i praktiken

Många småföretag har inte ett system för tillbudsrapportering. Det slutar med att tillbud aldrig dokumenteras. Här är ett enkelt flöde som fungerar:

1. Gör det enkelt att rapportera. Om en medarbetare måste fylla i ett femtiosidigt formulär gör ingen det. Ett kort formulär med vad som hände, var och när räcker.

2. Utred orsaken. Fråga varför det hände. Ofta finns det en grundorsak som går att åtgärda. Golvet var halt varje vecka betyder att städrutinen behöver ses över, inte att folk behöver vara försiktigare.

3. Bestäm åtgärd. Vad gör ni för att det inte ska hända igen? Skriv ned det. Bestäm vem som ansvarar och sätt en deadline.

4. Följ upp. Kolla att åtgärden faktiskt genomfördes och att problemet försvann.

Vanliga misstag

• Bara rapportera fysiska händelser. Psykosociala tillbud som hot, trakasserier eller akut stress är också rapporteringspliktiga.
• Vänta med anmälan. Allvarliga tillbud ska anmälas direkt. Vänta inte till måndagen.
• Ingen uppföljning. Att dokumentera är inte samma sak som att åtgärda. Följ upp att åtgärden faktiskt gjordes.

Så hanterar du det i SAMkollen

I SAMkollen kan du och dina medarbetare rapportera tillbud direkt i mobilen. Varje tillbud kopplas automatiskt till en riskbedömning och en åtgärd i handlingsplanen. Du ser trender över tid och kan visa Arbetsmiljöverket att du har koll vid en inspektion.